Cloud computing heeft ons dagelijks leven de afgelopen jaren gerevolutioneerd. We delen familiefoto’s op Facebook, betalen onze rekeningen via internetbankieren en checken onze e-mail terwijl we onderweg zijn met onze mobiele telefoons. Waarom gebruiken we de cloud dan niet op dezelfde manier in ons zakelijke leven als in ons persoonlijke leven? Cloud boekhoudsoftware biedt nu alle functies en betrouwbaarheid van je gewone desktop boekhoudsysteem, naast een heleboel andere mogelijkheden die alleen internettechnologie kan bieden.
Er is een groot aantal accountants die gebruik maken van cloud boekhoudsoftware – aarzel dus niet om vandaag nog optimaal te profiteren om de financiën van je bedrijf te stroomlijnen.
In deze blog verkennen we een paar manieren waarop cloud accounting software je bedrijf ten goede kan komen – lees verder!
Constante toegang
Met cloud accounting heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding en de belangrijkste financiële cijfers. Bij een traditioneel systeem ben je echt gebonden aan kantoor. Je programma’s, gegevens en rekeningen worden allemaal opgeslagen op een lokale schijf, waardoor je beperkt wordt in je mogelijkheden om toegang te krijgen tot je financiële informatie.
Een boekhouding in de cloud neemt deze beperking weg. Je gegevens en administratie zijn allemaal veilig versleuteld en opgeslagen op een cloud server. Je logt gewoon in en werkt vanuit je webbrowser overal met Wi-Fi of een internetverbinding, zodat je op elk moment de status van je bedrijf kunt controleren.
Veiligheid van boekhoudsoftware in de cloud
Je rekeningen en administratie worden allemaal opgeslagen en geback-upt op een cloud-gebaseerd systeem met hoogwaardige encryptie.
Als je ooit desktop boekhouding hebt gebruikt, zul je bekend zijn met de noodzaak om aan het eind van elke dag een back-up van je werk te maken. Je zult je ook bewust zijn van de noodzaak van upgrades wanneer je leverancier een nieuwe versie van de software uitbrengt.
Back-ups en software-updates zijn niet meer nodig op een cloud-platform. Je draait altijd de meest actuele versie van de software, met alle nieuwste functies, belastingtarieven en aangiften. Ook worden, terwijl je werkt, je taken automatisch voor je opgeslagen, zodat je zowel tijd als geld bespaart op repeterende back-ups.
Mogelijkheid tot delen
Als je in de cloud werkt, is samenwerken met collega’s en gegevens delen met je adviseurs een heel eenvoudige procedure. Met de traditionele aanpak had je beperkte toegang tot je boekhouding; samenwerken met collega’s en adviseurs was dus moeilijk. Als je accountant nauwkeurige cijfers nodig had, moesten die heen en weer worden gemaild of op een USB-stick worden opgeslagen en rechtstreeks naar zijn kantoor worden gestuurd.
Met online boekhouden hebben jij, je collega’s, je managementteam en je adviseurs allemaal toegang tot dezelfde cijfers – onmiddellijk en vanuit elk deel van de wereld.
Verbetert de duurzaamheid
Cloud accounting kan de hoeveelheid papierwerk in je kantoor verminderen. Traditioneel boekhouden, omgaan met papierwerk, gegevensinvoer en financiële administratie kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd in je bedrijf gaan opslokken. Alles moet worden uitgeprint en in tastbare vorm worden verwerkt, wat tijdrovend, ineffectief en schadelijk voor het milieu is.
Je kunt je afhankelijkheid van papier drastisch verminderen met online boekhoudsoftware. Het is mogelijk om facturen rechtstreeks naar klanten te sturen, waardoor je geen drukwerk en postkosten meer hoeft te maken, terwijl ook de betalingsprocedure wordt versneld. Rekeningen en kwitanties kunnen worden gescand en onmiddellijk worden opgeslagen met de bijbehorende transacties in je boekhoudprogramma.
Je hoeft geen papieren kopieën van je documenten te bewaren, want ze zijn allemaal geautomatiseerd en opgeslagen in het cloud-bestand.
Betere controle over je financiën
Door de efficiëntie van online boekhoudsoftware kun je aanzienlijk meer controle uitoefenen over je belangrijkste financiële processen. De hele factuurprocedure is gestroomlijnd – waardoor je een duidelijker beeld krijgt van de verwachte inkomsten, een overzicht van uitstaande rekeningen, en een duidelijke uitsplitsing van wat elke klant je bedrijf schuldig is.
Dit helpt weer bij je cashflowbeheer en prognoses. Met real-time informatie binnen handbereik kun je weloverwogen beslissingen nemen over hoe je je middelen moet inzetten, wanneer je schulden moet innen, en waar je in de toekomst moet investeren.
Elimineert fouten
Als alles handmatig wordt gedaan, is er altijd ruimte voor menselijke fouten. Zelfs de meest ervaren boekhouder kan een fout maken bij het verwerken van complexe financiële gegevens. Online boekhoudsoftware gebruikt geavanceerde technologie om repetitieve taken te automatiseren en de kans op fouten in je boekhouding te minimaliseren.
Bovendien kun je met real-time gegevens binnen handbereik dagelijks de prestaties van je bedrijf volgen en fouten opsporen zodra ze zich voordoen – zodat je ze onmiddellijk kunt rechtzetten.
Door de taken te automatiseren die het meest vatbaar zijn voor menselijke fouten – zoals gegevensinvoer en berekeningen – maak je bovendien je personeel vrij om zich op andere onderdelen van het bedrijf te concentreren. Dit verhoogt de efficiëntie en productiviteit over de hele linie.
De cloud heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven werken, en door over te stappen op online boekhoudsoftware kun je profiteren van een groot aantal voordelen voor je bedrijf.
Geef een reactie