Archief op 19 oktober 2022

Telefooncommunicatie is een dienst die voortdurend evolueert. Nu telefoonmaatschappijen van plan zijn hun vaste diensten uit te faseren, is het nog nooit zo zinvol geweest om over te stappen op online telefonie als nu. Hieronder staan acht manieren waarop online telefonie je bedrijf ten goede kan komen.

Wat is IP-telefonie?

IP (Internet Protocol) telefonie gebruikt datapakketten om e-mails, faxen en vocale communicatie, maar ook andere vormen van communicatie, naar een ontvangende partij te sturen. Vroeger werden faxen en telefoongesprekken verzonden via circuitverbindingen op een openbaar telefoonnet.

Je hebt misschien gehoord van VoIP en SIP, maar er is een verschil tussen de twee. SIP (Session Initiation Protocol) helpt bij de besturing van berichten-, video- en spraaktoepassingen. VoIP (Voice over Internet Protocol) verwijst naar elk telefoongesprek dat via het internet gevoerd wordt en niet via traditionele telefoonlijnen. In plaats van het openbare telefoonnet te gebruiken, verzendt VoIP gegevenspakketten door gebruik te maken van dataverbindingen. Tip: online bellen software

Voordelen van online telefonie

1. Kosten

Als je via een traditionele telefoonlijn belt, brengt de telefoonmaatschappij kosten in rekening voor elke minuut gesprekstijd. Bij bedrijven loopt dat op, want er kunnen honderden, zo niet duizenden telefoontjes per dag zijn. Bij mobiele telefoons hebben de maandelijkse abonnementen meestal een beperkt aantal minuten, tenzij de gebruiker een onbeperkt abonnement heeft.

Als iemand zijn minuten overschrijdt, moet hij de volgende maand meer betalen. Heeft iemand een prepaid telefoonabonnement, dan moet hij extra minuten toevoegen voordat ze op zijn. Bij een IP, met name VoIP, zijn de enige kosten die maandelijks in rekening worden gebracht die van de internetprovider. Deze besparingen tellen snel op voor een bedrijf, vooral bij 7 cent per minuut voor een vaste telefoon.

2. Schaalbaarheid

Omdat bedrijven die zich abonneren op een vaste lijndienst moeten betalen voor elke telefoonlijn, en ook voor hoe lang elke werknemer een uitgaand gesprek voert, zijn ze vaak beperkt door het aantal telefoonlijnen dat ze zich kunnen veroorloven.

IP-telefoonsystemen kennen dergelijke beperkingen niet. Als een bedrijf nog een telefoonlijn moet toevoegen, hoeft het alleen maar een IP-telefoon aan zijn router toe te voegen en hoeft het zich geen zorgen te maken over de kosten van een extra telefoonlijn.

IP is draadloos en alle gespreksroutering gebeurt in de cloud. Dit betekent dat je bedrijf geen speciaal callcenter nodig heeft om gesprekken af te handelen. Bovendien is IP zeer draagbaar en kunnen oproepen worden afgehandeld door een medewerker op afstand aan de andere kant van het land of de wereld.

3. Wereldwijde toegang

Omdat IP draadloos en draagbaar is, zien meer werkgevers de voordelen van het aannemen van werknemers die op afstand kunnen werken. Dit wordt vaak gezien als een win-win scenario voor beide partijen.

Voor de werknemers heeft thuiswerken veel voordelen. Niet alleen hoeven ze niet in de file te staan, maar ze besparen op benzine en slijtage van hun auto, en ze kunnen de was doen terwijl ze thuis werken.

Voor bedrijven bespaart thuiswerken overheadkosten, maakt het mogelijk kleinere kantoorruimtes te hebben, en maakt de werknemers productiever. Bedrijven besparen zelfs op de kosten van kantoorbenodigdheden, en ze hoeven zich geen zorgen te maken over slecht weer waardoor werknemers niet naar kantoor kunnen rijden.

4. Beter gebruik van bandbreedte

Uit een Zweeds onderzoek uit 2008 bleek dat 35% tot 50% van een gemiddeld telefoongesprek stil is. Als het gemiddelde telefoongesprek met een klant 30 minuten duurt, is dat 11 tot 15 minuten stilte.

Als een vaste lijn 7 cent per minuut kost, dan geven werkgevers per telefoongesprek 0,77 tot 1,05 Euro uit aan het luisteren naar stilte. Als er vier gesprekken per dag zijn, dan kost die stilte een bedrijf in een gemiddelde maand tussen de 61,60 en 84 Euro per maand. Stel je de kosten voor van die stilte van alle telefoons in je bedrijf.

De Zweedse studie bracht een methode naar voren om het bandbreedteverbruik met 35% te verminderen. Voice Activation Detection (VAD) zendt geen pakketten uit als er aan beide kanten van de lijn geen stem is. In plaats daarvan vult comfort noise (een kunstmatig geluid dat op een laag maar hoorbaar volume wordt gegenereerd) de stilte op, om de angst voor verbreking van de verbinding te voorkomen.

5. Veelzijdigheid van functies

Er zijn veel functies die het gebruik van IP-telefoonsystemen boeiend, efficiënt en productief maken. Als je een voicemail ontvangt, kan die voicemail met één klik naar drie andere mensen worden gestuurd. Er is ook een functie waarbij de persoon automatisch wordt gebeld op een lijst van opgegeven nummers totdat de telefoon wordt beantwoord of het gesprek naar de voicemail gaat. De eerste twee belsignalen kunnen naar de kantoortelefoon gaan, de volgende drie naar de mobiele telefoon. Uitgelicht: voip bellen zakelijk

6. Gemakkelijk te integreren

IP-telefoondiensten zijn heel gemakkelijk te integreren in de bestaande infrastructuur van het bedrijf. Met IP-telefoondiensten kunnen faxen per e-mail worden verstuurd en worden creditcardgegevens veel sneller door het netwerk gestuurd. Omdat alles sneller gaat, zal het de productiviteit binnen het personeelsbestand aanzienlijk verbeteren. Dit maakt ook een betere klantenservice mogelijk, omdat informatie sneller kan worden opgebracht, verzonden en ontvangen.

7. Betere mobiliteit

Als een werknemer moet verhuizen naar een ander bureau, of als een kantoor hot-desking toepast, dan is IP-telefonie de slimme keuze. Met IP-telefonie kunnen werknemers op afstand werken vanaf elke locatie ter wereld. Met traditionele vaste extensies moeten ze op de nieuwe locatie opnieuw worden aangesloten. Met een IP-telefoonsysteem hoeven ze alleen maar hun telefoon mee te nemen naar hun nieuwe bureau.

8. Betere conferenties

In tegenstelling tot traditionele vaste telefoons is de mogelijkheid tot vergaderen inbegrepen in de prijs van de IP-telefoondienst. Bij traditionele vaste telefoons is de mogelijkheid tot vergaderen vaak een extra dienst die extra kost. IP-telefoons bieden videoconferentiemogelijkheden en leveren duidelijkere beelden dan traditionele videoconferentiemethoden.

Technologie vordert en verbetert in hoog tempo en zowel bedrijven als consumenten zijn erin geslaagd het tempo bij te houden – behalve als het gaat om het telefoonnetwerk van het bedrijf. Met de vooruitgang van de IP telefoontechnologie, en het feit dat vaste telefoons binnenkort worden uitgefaseerd, zijn er bedrijven die langs de kant van de weg komen te staan als ze tegen die tijd niet zijn overgeschakeld op IP.

Cloud computing heeft ons dagelijks leven de afgelopen jaren gerevolutioneerd. We delen familiefoto’s op Facebook, betalen onze rekeningen via internetbankieren en checken onze e-mail terwijl we onderweg zijn met onze mobiele telefoons. Waarom gebruiken we de cloud dan niet op dezelfde manier in ons zakelijke leven als in ons persoonlijke leven? Cloud boekhoudsoftware biedt nu alle functies en betrouwbaarheid van je gewone desktop boekhoudsysteem, naast een heleboel andere mogelijkheden die alleen internettechnologie kan bieden.

Er is een groot aantal accountants die gebruik maken van cloud boekhoudsoftware – aarzel dus niet om vandaag nog optimaal te profiteren om de financiën van je bedrijf te stroomlijnen.

In deze blog verkennen we een paar manieren waarop cloud accounting software je bedrijf ten goede kan komen – lees verder!

Constante toegang

Met cloud accounting heb je altijd en overal toegang tot je boekhouding en de belangrijkste financiële cijfers. Bij een traditioneel systeem ben je echt gebonden aan kantoor. Je programma’s, gegevens en rekeningen worden allemaal opgeslagen op een lokale schijf, waardoor je beperkt wordt in je mogelijkheden om toegang te krijgen tot je financiële informatie.

Een boekhouding in de cloud neemt deze beperking weg. Je gegevens en administratie zijn allemaal veilig versleuteld en opgeslagen op een cloud server. Je logt gewoon in en werkt vanuit je webbrowser overal met Wi-Fi of een internetverbinding, zodat je op elk moment de status van je bedrijf kunt controleren.

Veiligheid van boekhoudsoftware in de cloud

Je rekeningen en administratie worden allemaal opgeslagen en geback-upt op een cloud-gebaseerd systeem met hoogwaardige encryptie.

Als je ooit desktop boekhouding hebt gebruikt, zul je bekend zijn met de noodzaak om aan het eind van elke dag een back-up van je werk te maken. Je zult je ook bewust zijn van de noodzaak van upgrades wanneer je leverancier een nieuwe versie van de software uitbrengt.

Back-ups en software-updates zijn niet meer nodig op een cloud-platform. Je draait altijd de meest actuele versie van de software, met alle nieuwste functies, belastingtarieven en aangiften. Ook worden, terwijl je werkt, je taken automatisch voor je opgeslagen, zodat je zowel tijd als geld bespaart op repeterende back-ups.

Mogelijkheid tot delen

Als je in de cloud werkt, is samenwerken met collega’s en gegevens delen met je adviseurs een heel eenvoudige procedure. Met de traditionele aanpak had je beperkte toegang tot je boekhouding; samenwerken met collega’s en adviseurs was dus moeilijk. Als je accountant nauwkeurige cijfers nodig had, moesten die heen en weer worden gemaild of op een USB-stick worden opgeslagen en rechtstreeks naar zijn kantoor worden gestuurd.

Met online boekhouden hebben jij, je collega’s, je managementteam en je adviseurs allemaal toegang tot dezelfde cijfers – onmiddellijk en vanuit elk deel van de wereld.

Verbetert de duurzaamheid

Cloud accounting kan de hoeveelheid papierwerk in je kantoor verminderen. Traditioneel boekhouden, omgaan met papierwerk, gegevensinvoer en financiële administratie kan een aanzienlijke hoeveelheid tijd in je bedrijf gaan opslokken. Alles moet worden uitgeprint en in tastbare vorm worden verwerkt, wat tijdrovend, ineffectief en schadelijk voor het milieu is.

Je kunt je afhankelijkheid van papier drastisch verminderen met online boekhoudsoftware. Het is mogelijk om facturen rechtstreeks naar klanten te sturen, waardoor je geen drukwerk en postkosten meer hoeft te maken, terwijl ook de betalingsprocedure wordt versneld. Rekeningen en kwitanties kunnen worden gescand en onmiddellijk worden opgeslagen met de bijbehorende transacties in je boekhoudprogramma.

Je hoeft geen papieren kopieën van je documenten te bewaren, want ze zijn allemaal geautomatiseerd en opgeslagen in het cloud-bestand.

Betere controle over je financiën

Door de efficiëntie van online boekhoudsoftware kun je aanzienlijk meer controle uitoefenen over je belangrijkste financiële processen. De hele factuurprocedure is gestroomlijnd – waardoor je een duidelijker beeld krijgt van de verwachte inkomsten, een overzicht van uitstaande rekeningen, en een duidelijke uitsplitsing van wat elke klant je bedrijf schuldig is.

Dit helpt weer bij je cashflowbeheer en prognoses. Met real-time informatie binnen handbereik kun je weloverwogen beslissingen nemen over hoe je je middelen moet inzetten, wanneer je schulden moet innen, en waar je in de toekomst moet investeren.

Elimineert fouten

Als alles handmatig wordt gedaan, is er altijd ruimte voor menselijke fouten. Zelfs de meest ervaren boekhouder kan een fout maken bij het verwerken van complexe financiële gegevens. Online boekhoudsoftware gebruikt geavanceerde technologie om repetitieve taken te automatiseren en de kans op fouten in je boekhouding te minimaliseren.

Bovendien kun je met real-time gegevens binnen handbereik dagelijks de prestaties van je bedrijf volgen en fouten opsporen zodra ze zich voordoen – zodat je ze onmiddellijk kunt rechtzetten.

Door de taken te automatiseren die het meest vatbaar zijn voor menselijke fouten – zoals gegevensinvoer en berekeningen – maak je bovendien je personeel vrij om zich op andere onderdelen van het bedrijf te concentreren. Dit verhoogt de efficiëntie en productiviteit over de hele linie.

De cloud heeft een revolutie teweeggebracht in de manier waarop bedrijven werken, en door over te stappen op online boekhoudsoftware kun je profiteren van een groot aantal voordelen voor je bedrijf.